Każde urządzenie rejestrujące sprzedaż towarów i usług wymaga regularnych przeglądów technicznych, które są podstawą do przeprowadzenia naprawy w razie wystąpienia awarii kasy fiskalnej. Nie można jednak zajmować się serwisem samodzielnie ani oddawać zepsutego urządzenia do dowolnego serwisu. Do każdej kasy fiskalnej przypisuje się konkretny serwis, ale jeśli nie jest się zadowolonym ze świadczonych przez niego usług, zgodnie z prawem można go zmienić. Wiąże się to jednak z koniecznością załatwienia pewnych formalności. Zmiany dokonuje się na wniosek podatnika, ale należy poinformować serwis główny oraz urząd skarbowy za pomocą nowego serwisu. Poza tym warto zastanowić się nad tym, kiedy można dokonać takiej zmiany i jak to zrobić.
Kiedy można zmienić serwis fiskalny?
Kupując kasę fiskalną, konieczne jest przygotowanie jej do sprzedaży, czyli przeprowadzenie fiskalizacji. Wiąże się to z koniecznością wybrania serwisu, który się tym zajmie, podobnie jak odczytem pamięci fiskalnej i usunięciem usterek w przypadku awarii urządzenia rejestrującego. Na szczęście nie trzeba korzystać przez cały okres użytkowania urządzenia z usług tego samego serwisu. Zgodnie z przepisami prawa możliwe jest zmienienie go. Na rynku działa wiele firm świadczących tego typu usługi, dlatego warto rozważyć znalezienie lepszego serwisu fiskalnego – szczególnie jeśli podmiot ten narusza warunki prowadzenia serwisu. Nawet jeżeli nie ma się żadnych problemów z dotychczasowym serwisem fiskalnym i działa on zgodnie z przepisami prawa, podatnik nadal ma prawo do dokonania zmiany. Oczywiście swoją decyzję zawsze trzeba uzasadnić przy załatwianiu niezbędnych formalności. Przyczyną chęci zmiany serwisu fiskalnego może być znalezienie usługodawcy oferującego korzystniejsze warunki cenowe. Innym powodem będzie przykładowo lepsze dla podatnika miejsce świadczenia usług przez podmiot. W każdym przypadku o zmianie serwisu zawsze trzeba poinformować odpowiedni organ podatkowy, czyli właściwego naczelnika urzędu skarbowego.
Zmiana serwisu fiskalnego – co należy wiedzieć?
Warto od razu zastanowić się nad tym, czy zmiana serwisu fiskalnego wiąże się z koniecznością poniesienia jakichkolwiek kosztów. Serwis główny czasami pobiera opłatę od nowego serwisu, ale nie może odmówić zmiany, ani też kosztem zmiany serwisu obciążać podatnika – użytkownika kasy. Trzeba dokładnie podać wszystkie niezbędne dane – dotyczące użytkownika i urządzenia rejestrującego sprzedaż towarów/usług. Nie można zapomnieć o podaniu przyczyny zmiany serwisu. Uniwersalnym powodem będzie niska jakość świadczonych usług, co z pewnością stanowi wiarygodną przyczynę.
Jakie informacje powinny znaleźć się we wniosku dotyczącym zmiany serwisu fiskalnego?
W zgłoszeniu podatnika zmiany obsługi serwisowej kasy rejestrującej należy zamieścić dane identyfikacyjne użytkownika kasy/drukarki – nazwa firmy, adres siedziby firmy, telefon, NIP, adres instalacji. W formularzu nie może zabraknąć danych identyfikacyjnych przekazywanych urządzeń fiskalnych – model urządzenia, numer unikatowy, numer fabryczny, numer referencyjny, data fiskalizacji. Podać należy także informacje dotyczące Urzędu Skarbowego właściwego dla rozliczania podatku VAT przez podatnika – nazwa US, adres, telefon. Wymagane są dane identyfikacyjne obsługującego – nazwa firmy, adres siedziby firmy, telefon, NIP. Na koniec trzeba też uzupełnić dane identyfikacyjne przyjmującego obsługę – nazwa firmy, adres siedziby firmy, telefon, NIP.
Jak zmienić serwis fiskalny?
Dla podatnika najlepszym rozwiązaniem będzie skontaktowanie się z serwisem głównym, jeszcze przed wypełnieniem wniosku o zmianę serwisu kasy fiskalnej, aby dowiedzieć się, jakich dokładnie formalności trzeba dopełnić, co usprawni przebieg całego procesu. Formularza nie trzeba dostarczać osobiście, ale można wysłać drogą mailową. Z kolei serwis przyjmujący jest zobowiązany do dokonania odpowiednich wpisów do książki kasy rejestrującej. Będzie to potwierdzeniem przejęcia serwisu przez nowego usługodawcę. Serwis przyjmujący musi też powiadomić właściwy dla podatnika urząd skarbowy o zmianach na druku i dokonać odpowiednich wpisów, zakładając elektroniczną książkę dla urządzeń fiskalnych objętych obsługą serwisową. Wybierając serwis fiskalny, zawsze powinno się mieć na uwadze nie tylko cennik, ale też doświadczenie, bezproblemowy kontakt, profesjonalizm.
Doświadczone i profesjonalne serwisy kas fiskalnych załatwiają praktycznie wszystko za klienta. Wystarczy przyjść do takiego serwisu z książką i kasą, a serwis powiadamia urząd, producenta, a także wykonuje wpisy w książce. Przed wyborem nowego serwisu warto więc zapytać czy posiada on uprawnienia na dane urządzenie oraz dowiedzieć się, jak załatwiają zmianę serwisu.
