RODO sprawiło, że wszyscy nieco zmieniliśmy swoje podejście do ochrony danych osobowych. Nawet firmy, które już wcześniej priorytetowo podchodziły do bezpieczeństwa informacji swoich klientów i kontrahentów, po wejściu w życie tego europejskiego rozporządzenia kładą na tę kwestię jeszcze większy nacisk. Dziś sprawdzamy, jak powinno wyglądać niszczenie dokumentów firmowych, aby uchronić się przed ewentualnym wyciekiem danych.

RODO sprawiło, że wszyscy nieco zmieniliśmy swoje podejście do ochrony danych osobowych. Nawet firmy, które już wcześniej priorytetowo podchodziły do bezpieczeństwa informacji swoich klientów i kontrahentów, po wejściu w życie tego europejskiego rozporządzenia kładą na tę kwestię jeszcze większy nacisk. Dziś sprawdzamy, jak powinno wyglądać niszczenie dokumentów firmowych, aby uchronić się przed ewentualnym wyciekiem danych.

Niszczenie dokumentacji w firmie – co trzeba brać pod uwagę?

Ważne jest to, żeby nie bagatelizować środowiska, w którym przeprowadzamy utylizację akt firmowych. Jeśli zabieramy się za to zadanie w przestrzeni wypełnionej nie tylko pracownikami, ale też klientami, nie przestrzegamy zaleceń RODO. Zgodnie z tymi przepisami powinno się jak najbardziej zminimalizować ryzyko udostępnienia wrażliwych informacji nieupoważnionym osobom. Jak łatwo się domyślić, utylizacja akt w większej ilości, wymaga wyjęcia kartek z segregatorów, teczek i rozłożenia ich na biurku. Kolejnym krokiem jest umieszczenie ich w niszczarce. Jeśli obok tego stanowiska będzie np. klient bez trudu będzie mógł zauważyć te informacje. Powinniśmy wziąć pod uwagę jeszcze to, że aktualnie każda osoba jest wyposażona w wysokiej jakości urządzenie rejestrujące, czyli w telefon komórkowy.

Kolejną sprawą jest zatroszczenie się o to, jakiego urządzenia używamy do niszczenia dokumentów. Na rynku dostępnych jest wiele niszczarek różnego rodzaju. Część z nich ma wysoką klasę tajności, co oznacza, że produktem takiej utylizacji są bardzo wąskie ścinki. Ich szerokość utrudnia odczytanie informacji (chociaż zawsze istnieje takie ryzyko). Warto chociaż częściowo zwiększyć bezpieczeństwo danych i decydować się na bardziej zaawansowane urządzenia.

Wiele przedsiębiorstw albo nie dysponuje odpowiednimi warunkami, pozwalającymi wydzielić specjalne stanowisko dla osoby niszczącej akta, albo po prostu nie chce angażować w to swojego pracownika i odciągać go od codziennych zajęć. Istnieje też niemało firm, dla których stopień ochrony danych, jaki dają niszczarki, po prostu nie jest wystarczający. Oprócz oszczędności oraz bezpieczeństwa, często ważna jest też wygoda. Skorzystanie z pomocy profesjonalistów sprawi, że właściwie w jedną chwilę uporamy się z problemem zalegających dokumentów i tak sprawa przestanie zajmować nasze myśli.

Niszczenie dokumentów z pomocą profesjonalistów

Klienci oczekujący wygody z pewnością nie zawiodą się na usługach tego typu. Takie firmy jak Rhenus oferują swoim usługobiorcom pomoc w załadowaniu dokumentacji do pojemników. W praktyce oznacza to, że klient może liczyć na to, że ekipa opróżni za niego regały z zalegającymi aktami. Dzięki temu możemy zaoszczędzić czas. Znika też konieczność odrywania pracowników od swoich obowiązków. Dzięki sprawnie działającej ekipie dzień odbioru dokumentacji pod kątem organizacji życia firmy nie musi różnić się od pozostałych dni. Niektóre przedsiębiorstwa wolą same wypełnić pojemniki dokumentami. Tu również dostrzec można dużą elastyczność. Mamy bowiem do wyboru dwie opcje;

  • ekipa przyjeżdża z pojemnikami, my pakujemy odłożone wcześniej akta, a następnie specjaliści zabierają dokumenty
  • ekipa zostawia pojemniki w naszej siedzibie, a my systematycznie wypełniamy je przedawnionymi dokumentami (w ten sposób we własnym tempie opróżniamy archiwa, unikając chaosu i zamieszania).

Taka usługa doceniana jest przede wszystkim przez klientów, którzy bardzo dbają o bezpieczeństwo informacji. Dzięki systemowi bezpiecznych pojemników, w których dokumentacja jest przewożona do utylizacji, nikt niepowołany nie ma dostępu do akt (pojemniki zostają zalakowane w obecności klienta). Jeśli chodzi natomiast o wcześniej wspomniane ścinki, to w tym przypadku…. nie powstają. Nowoczesne instalacje niszczące przetwarzają dokumenty papierowe oraz nośniki elektroniczne w taki sposób, że nie będzie mógł odtworzyć treści tych akt. To właściwie jedyna pewna metoda, pozwalająca na tak bezpieczne rozprawienie się z problemem zalegającej dokumentacji.

Jak przestrzegać zasad bezpieczeństwa podczas niszczenia dokumentów?
Rate this post

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here